Die 7 goldenen Meetingregeln

1. Zahl der Sitzungen reduzieren:  

Stellen Sie sich die Frage, wie viele Ihrer Besprechungen der letzten Woche einen tatsächlich, produktiven, messbaren Output hatten? Viele Führungskräfte berufen Sitzungen reflexartig ein, sobald ein Problem auftritt. Das größte Problem daran ist, dass jede Sitzung im Regelfall weitere Follow-ups produziert. Damit nicht genug, bringen die meisten Sitzungen auch neue To-do‘ s mit sich, die in den ohnehin schon prallen Terminplan gequetscht werden müssen.

„Wer mehr als 30 % seiner Zeit in Meetings verbringt ist keine Führungskraft, sondern die Sau die von Anderen durchs Dorf getrieben wird“ meint unser Experte Bernhard-Stefan Müller

2. Einladungspolitik überdenken

Nur selten wird über den konkreten Nutzen von Meetingsteilnehmern nachgedacht – oftmals ist es eher der Gedanke, dass x oder y etwas Wertvolles beitragen könnten, was genau das ist, wird meist nicht konkretisiert. In einer Zeit, in der es immer mehr Spezialisten gibt, die immer seltener die Gesamtheit einer Aufgabe alleine erledigen können, wachsen Meetings so schnell zu Veranstaltungen mit nicht selten 6 oder mehr Personen. Meetings haben nichts mit guter Teamarbeit zu tun – je besser Teams zusammenarbeiten, desto weniger Meetings braucht es.

3. Klare Agenda festlegen

Braucht eine Sitzung eine Tagesordnung? Ja, unbedingt! Jeder Teilnehmer soll wissen worum es geht. Es gibt klare Punkte, bitte nicht zu viele, da das Meeting sonst an Qualität verliert und man sich verzettelt. Auf der Agenda wird eine Sitzungsdauer angegeben – an dieser sollte die Sitzung auch tatsächlich enden – das hilft Ihrem und dem Sitzungskalender der anderen Teilnehmer. Nur wichtige Punkte sollten es auf die Tagesordnung schaffen. Mit einer guten Tagesordnung demonstriert der Sitzungsleiter Führungsqualität, Effektivität und wird respektiert. Kein Teilnehmer sollte das Gefühl haben „umsonst“ auf der Sitzung zu sein und nur, teilzunehmen, weil man auch im nächsten Monat noch auf der Lohnliste stehen möchte.

Aufbau Tagesordnung: Echte Standards - das sind Punkte, die sich unausweichlich und jedes Mal auf der TO wiederfinden müssen - das wäre in Geschäftsleitungssitzungen wohl der Punkt Finanzen. Dauerbrenner: sind ebenfalls wiederkehrend - gehören aber nur auf die Tagesordnung um sie endgültig zu erledigen – Dauerbrenner dürfen nicht mitgeschleift werden. Allfälliges: Der Punkt Allfälliges schließt eine Sitzung – erfahrene „Sitzer“ nutzen diesen Punkt gerne um ihre eigenen Punkte ohne lange Debatten, da die Zeit drängt oder die Müdigkeit bereits fortgeschritten ist, durchzudrücken. Dies muss unbedingt unterbunden werden. Der Punkt Allfälliges ist am Ende der Agenda, da in ihm nichts Wesentliches besprochen wird – darauf hat der Sitzungsleiter zu achten.

4. Protokoll muss sein

Das Protokoll schafft eine gewisse Verbindlichkeit. Neben den Statements der Teilnehmer protokolliert es Haltungen, Meinungsströme und vor allem Aufgaben, welche aus dem Meeting resultieren. Den Meetingsteilnehmern bietet ein gut geführtes Protokoll die Möglichkeit den Kopf frei zu haben und sich intensiv inhaltlich einzubringen.

5. Vor- und Nachbereitung

Die Meetingteilnehmer kennen die Tagesordnung, also darf man von ihnen auch verlangen, vorbereitet mit dem richtigen Zahlenmaterial, den Verträgen oder den Entwürfen zur Sitzung zu erscheinen. Die eigentliche Arbeit wird in der Regel nicht in der Sitzung erledigt, sondern davor und danach. Vorbereitung einer Sitzung kostet Zeit, die man unbedingt einplanen muss. Das Instrument für die Vorbereitung ist die Tagesordnung. Natürlich sollte man die Sitzungsteilnehmer auffordern, an der Tagesordnung mitzuwirken – so wird möglicherweise der eine oder andere zusätzliche Tagesordnungspunkt vorgeschlagen – VORGESCHLAGEN ist hier das entscheidende Wort – die definitive Erstellung obliegt dem Sitzungsleiter. Wenn ein Mitglied einen Tagesordnungspunkt nicht rechtfertigen kann oder will, sollten Sie sich gut überlegen, diesen auf die TO zu nehmen.

6. Sitzungsdisziplin

Sitzungsleitung: Als Leiter einer Sitzung wird man für alle persönlich sichtbar und spürbar. Durch eine straffe, umsichtige Sitzungsführung verschaffen Sie sich unabhängig von Amt oder Position Respekt. Außerdem müssen Sie unbedingt darauf achten die Formalitäten, die Geschäftsordnung und falls erforderlich spezielle Abstimmungsmodi etc. zu kennen. Achten Sie darauf, dass die Sitzung pünktlich beginnt und wie ausgeschrieben endet, dass der Konferenzraum vorbereitet ist, die Technik funktioniert und die Meetingteilnehmer diszipliniert zum Ergebnis beitragen.

Ergebnis ist das Stichwort – eine Sitzung ohne Ergebnis ist verschwendete Zeit.

Sitzungsteilnehmer: Vielfach sind Meetings eine Last für Ihre Teilnehmer. Es soll aber Kollegen geben, die sich auf das wöchentliche Meeting freuen, weil sie darin endlich die Zeit finden, sich, während sie berieselt werden, um unbeantwortete Mails, letzte Korrekturen, Freigaben oder die Karten für das Fußballspiel am Wochenende zu kümmern. Mit der richtigen Einladungspolitik können Sie es umgehen, dass zu viele Mitarbeiter, welche vielleicht gar nichts oder sehr wenig zum Meeting beizutragen haben, sich in den Sitzungen langweilen. Wenn nicht unbedingt nötig, bleiben Laptop, PDA, Handy und Tablet in der Tasche. Bei jedem Meeting sitzt im Idealfall geballtes Know-how und schnell ein mittlerer 4-stelliger Betrag pro Stunde in einem Raum – dies sollte sehr effizient genutzt werden.

7. Sitzungen haben keinen Sozialzweck:  

Sitzungen haben nur einen Zweck – Resultate zu produzieren. Sie sind Arbeit und nicht Freizeit. Ihr Zweck ist also nicht die Pflege zwischenmenschlicher Beziehungen. Viele werden nun die Angst haben mit diesem Zugang zu autoritär zu erscheinen – diese Ängste sind überflüssig und zeigen lt. Fredmund Malik (Führen, Leisten Leben) nur, wie wenig die Betroffenen von Führung verstehen. Natürlich bedeutet das Umsetzen dieser Regeln nicht, dass nicht kooperativ, mit ausgesuchter Höflichkeit geführt werden kann, aber man muss die Regeln umsetzen, wenn man wirksam sein will.

Arbeit ist kein Gesellschaftlicher Anlass – natürlich kann es am Rande der Sitzung ein Buffet geben, eine Zeit um etwas zu plaudern – in der Sitzung ist aber Produktivität und Leistung im Fokus